El Ayuntamiento de La Laguna ha iniciado un proceso de modernización integral del Archivo Histórico Municipal, el más importante de Canarias desde el punto de vista de la archivística civil, con el fin de garantizar una adecuada conservación, accesibilidad y seguridad de sus fondos documentales.
Las intervenciones previstas responden a la necesidad tanto de reorganizar los espacios existentes, como de mejorar los sistemas de almacenamiento en los depósitos e instalar un sistema centralizado de climatización y seguridad. Y, por otro lado, se pretende actualizar los sistemas de clasificación documental y avanzar en el proceso de digitalización de documentos y del archivo fotográfico.
Tanto el alcalde de La Laguna, Luis Yeray Gutiérrez, como la concejala de Presidencia, Carla Cabrera, sostienen que este proceso de modernización y mejora del Archivo Histórico municipal “es una actuación estratégica para garantizar la correcta conservación de nuestros fondos documentales, de un valor incalculable, y una gestión archivística conforme a los estándares internacionales del siglo XXI”. Ambos valoran el trabajo iniciado por el nuevo responsable del Archivo, Daniel Melián, “para contar con un espacio más funcional y garantizar la accesibilidad de la ciudadanía al patrimonio documental municipal”.
Parte de este proceso se está llevando ya a cabo con la colaboración del área de Obras, Infraestructuras y Accesibilidad, para reformar y acondicionar varias de las estancias del Archivo, así como a través del Programa de Empleo Social del Gobierno de Canarias, que ha permitido contratar a tres personas para las tareas de digitalización, clasificación y gestión documental. A este equipo se suman dos alumnos en prácticas de la Universidad de La Laguna, tanto para labores en el Archivo como en el Centro de Restauración Documental.
Paralelamente, se está llevando a cabo un inventariado y nueva señalización, de forma más eficiente y coherente, de los cuatro depósitos existentes, con el establecimiento de su correspondiente signatura topográfica para facilitar la localización de los archivos.
En lo que respecta a las instalaciones del Archivo, el proceso de modernización plantea una redistribución funcional de los espacios existentes, para optimizar la circulación y almacenamiento. Una de las actuaciones que se está barajando, y que resulta más necesaria, es la instalación de un sistema centralizado de climatización con control automático de temperatura y humedad relativa, conforme a la normativa vigente sobre almacenamiento de documentos de archivo y biblioteca.
Este sistema incluiría sensores de temperatura y humedad en cada depósito, conectados a una unidad de control central con registro continuo de datos. Además, se apuesta por reforzar la seguridad mediante cámaras de vigilancia, detección de incendios y alarma integrada con el sistema municipal de emergencias.
Respecto al sistema de almacenamiento, el Archivo necesita la sustitución progresiva de los módulos móviles actuales, muchos de los cuales se encuentran en mal estado, por nuevos sistemas compactos de alta densidad, fabricados en acero laminado en frío, con cerradura de seguridad, topes de protección, guías metálicas y alta capacidad.
En el ámbito tecnológico y de gestión, el objetivo es lograr la implantación de un nuevo Gestor Documental que permita cumplir con el archivo electrónico único, una solución que garantiza la preservación digital, asegurando la autenticidad y la integridad de los documentos electrónicos. De esta manera se facilita la rapidez en las búsquedas, agiliza el trabajo administrativo y favorece la transparencia.
Por último, se plantea una modernización en los equipos del laboratorio de restauración documental, como medida fundamental para la capacidad técnica institucional. Los resultados esperados incluyen una reducción del 30% en el deterioro recurrente de documentos intervenidos y la implementación del 100% de trazabilidad en los procesos de restauración.
